协作工具和在线存储应用程序提供了许多可能性:在线协作编辑,跨计算机同步,共享多个文件和讨论区以及当场共享窗口和文档,仅举几例。以下是该领域主要产品的评论,对您有帮助 选择适合您需求的协作工具.

这是来自的来宾帖子 艾尔·塞拉(Eyal Sela),生产力和互联网博客的作者 生产智慧。他是自由职业者Internet和社交媒体项目经理。

在线编辑

在线编辑器是Web应用程序,可让您通过Web浏览器在线创建和编辑文档,电子表格和演示文稿。无需安装,并且在没有Internet连接时可以在脱机模式下使用它们。

您可以通过输入其他人的电子邮件地址并邀请他们进行协作或仅查看这些文件来与其他人共享文档。多个协作者可以一次编辑同一文档。协作者还可以添加内联注释。版本管理功能允许您检索文档的早期版本,以防您对初始结果不满意。

佐霍谷歌文档 是两个工作(和外观)完全相同的在线编辑器。都需要您和您与之合作的人拥有一个帐户(Zoho允许您使用Google或Yahoo帐户登录)。

佐霍具有内置的聊天功能,协作者可以在编辑时进行实时交流。它还具有用于Microsoft Office的插件,该插件可以使Office文档中的更改直接反映在您的Zoho帐户中(但仅适用于文档和电子表格)。


佐霍作家在行动

Google仅针对电子表格应用程序内置了聊天功能。 Google的协作功能各不相同’s applications (see “同时编辑和查看”了解更多信息)。更改通知仅适用于Google电子表格。


Google文件文件

在以下情况下,请使用在线编辑器:

  • 您想与某人在文档,电子表格或演示文稿上进行协作,而您或他们却不愿意’没有协作软件。
  • 您的某些协作者无法访问其计算机上的文字处理器,电子表格或演示工具。
  • 您希望同时合作。

同步服务

同步服务使您可以照常使用桌面应用程序,而无需学习新界面或通过Web浏览器进行操作。它们会自动将文件夹和文件保存到您的所有计算机,与您合作的人的计算机以及网络上,使所有人保持同步。所有协作者都必须注册,下载和安装软件。

要与他人合作,您只需要输入他们的电子邮件地址并邀请他们即可。一旦接受,他们就可以查看和编辑共享文件和文件夹。每当有人进行更改时,它将在所有其他协作者的文档之间进行同步,并通知他们更改。

同步性, 投递箱活网 是同步服务,每种服务都有自己的优势。

安装时 投递箱,将创建一个新文件夹,并且仅同步此文件夹及其子文件夹。要协作处理文件并允许其他人发表评论,您需要通过Web界面共享文档所在的文件夹。 投递箱保留文档的先前版本,即使已删除文档,也可以查看和还原其中的任何一个。 投递箱可在Windows,Mac和Linux上运行,并且可以在这三个之间进行同步。


投递箱主面板

与DropBox不同, 同步性 可以同步您选择的任何文件夹。共享文件夹要容易一些,因为这是通过文件夹本身完成的。另一方面,用户无法在Web界面中写评论。同步性’它的主要优点是可以在您的计算机和Google文档之间同步文件(如上所述),使您可以享受Google’的协作能力。 同步性有一个针对Windows的精美客户端,一个针对Mac的Beta客户端,以及一个针对Linux的客户端。


同步性文件浏览器

微软’s 活网 还可以让您同步计算机上的任何文件夹并在没有Web界面的情况下共享它。尽管不是实时的,但协作者可以通过在计算机上直接通信,方法是在共享文件夹后,在出现在文件夹中的侧栏中写一些小帖子。 活网可在Windows和Mac OS X平台上运行,并且与Internet Explorer,Firefox和Safari兼容。


活网’s online desktop

在以下情况下,请使用同步服务:

  • 您可以定期与团队或其他人合作,并且所有人都可以安装客户端程序。
  • 您希望继续使用桌面应用程序。

共享与合作空间

共享和协作网站是允许您上载,共享和讨论文件和链接的空间。与同步服务不同,文件仅存储在Web上,而不存储在计算机上,并且不需要安装。协作者可以在线预览文件,对其进行评论和下载而无需注册(所有者只需向他们发送链接)即可。

Drop.io 是在线文件共享服务。设置共享空间的过程称为“drop,”很简单,不需要您进行注册(尽管您可能需要管理该投递)。删除从上次查看(或选择更早)开始的一年后到期。 Dropo.io之一’的优点是您可以在几分钟内创建一个一次性共享空间。上传文件后,您将获得一个指向新共享空间的链接。您还可以通过添加密码来使其安全。

要编辑文件,协作者必须下载文件,进行更改,然后上载新版本。有多种添加文件的方法,包括直接上传,电子邮件,传真和语音邮件。协作者可以选择通过电子邮件,RSS,SMS等获得有关更改的通知。还提供用于实时通信的内置聊天功能。


Drop.io掉落

Box.net 是基于Web的内容存储和协作解决方案。您必须注册才能设置共享工作区。通过Web界面轻松创建一个:登录后,只需创建一个新文件夹,然后上传文件。 Box.net允许注册的协作者通过Zoho(如上所述)或Box.net编辑文件’自己的在线编辑器(都不提供协作者同时编辑的能力)。他们还可以选择使用常规的桌面应用程序进行更改,然后上传新版本。


Box.net:在线文档示例

在以下情况下,请使用共享和协作空间:

  • 您需要一个不需要注册的非同步协作解决方案(例如,当其他人需要对您的工作进行评论和评论时)。
  • 您想与某人共享多个文件,而其中至少有一个共享’没有安装任何协作软件。
  • 您不能让与您合作的人注册服务(例如客户)。
  • 您只需要进行几次协作,并且不想花费时间安装和教别人如何使用协作工具。
  • 您想讨论文档并共享链接,而不仅仅是共享文档。

临时同时协作

一些Web应用程序使您可以在现场创建同时协作的空间。这些文档空间可以立即设置,不需要任何安装或注册。

显示文件 是一个文档协作网络会议工具。上传文档后,您可以发起会议并邀请其他人加入。参与者会看到会话管理器(可以选择)的窗口,并观看他或她的绘图并滚动浏览文档。会话结束后,您可以将结果另存为PDF。


显示文件实时会话

以太垫 是一个在线文字处理器,可让多个人同时处理和讨论同一文本。只需转到Etherpad,打开一个新键盘,邀请其他人,然后开始合作即可。 以太垫突出显示每个作者’的背景颜色不同,从而更容易识别谁写了什么。与其他协作编写工具不同,它支持无限撤消。根据Etherpad团队的说法,该应用程序的刷新速度比Google Docs快30倍,因此 真实 实时协作工具。

以太垫允许您编写但不能格式化或上传文档。在每个会话的最后,您必须复制并粘贴您所写的内容,因为不支持导出。 IE,Safari和FireFox支持Etherpad。 谨防:创建便笺本或保存修订后,便可以使用它 永远;如果有人得到它的URL,他们将能够访问您的文档!


EtherPad现场会议

在以下情况下,请使用临时的同时协作应用程序:

  • 您需要实时向他人即时写入或显示文件(例如在电话会议时)。
  • 你不’没有时间或能力注册和安装软件。
  • 您需要实时的临时协作,但不需要格式化选项。
  • 您想与非技术人员或与您无关的人合作’经常合作或使用其他工具。

您对在线协作工具有何经验?您是否尝试过这里审查过的任何一个?在评论中告诉我们。

艾尔·塞拉(Eyal Sela) 是生产力和互联网博客的作者 生产智慧。他是自由职业者Internet和社交媒体项目经理。