与远程团队合作具有挑战性,但是正确的工具和策略可以简化沟通过程。

远程团队面临的两个主要挑战是主要的时区差异和缺乏面对面的协作。在线协作是有效的,但是时区差异使实时连接变得困难。

例如,当印度的团队成员需要与美国的团队成员建立联系时,时差将近12小时(根据特定时区的不同而定)。为了使这两个团队成员相互联系,一个人将需要早起,而另一人则需要熬夜。

时区差异很大的另一个重大挑战是 生产率 总是会落后12到24小时。这种滞后时间使得很难满足严格的客户期限,并可能使项目拖延进度。

如果您的组织有远程团队,则无论您的员工分布在各州还是全世界,以下工具都将帮助您保持高效 在线合作与交流 确保您准时交货。

1.公司内部网

公司内部网就像整个团队的专用互联网一样,只有您的团队成员才能访问。它可以使用您自己的一组服务器和网络设备在办公室本地实现,也可以托管在云中。

通过将内部网托管在云中,您的团队可以从任何地方访问它,从而避免了维护和升级费用。如果您的团队是100%远程的,并且您没有办公室,则您的Intranet将需要托管在云中。

据八方说, 云协作使远程团队成功 通过视频会议应用程序,Intranet和文档存储库之类的工具。公司内部网可以轻松访问团队的所有协作工具。

内网安全

即使您可以在公司网站上安装的最高度安全的软件应用程序,也无法比拟Intranet的隐私和安全性。例如,在公司网站的子域上安装专有协作软件并不像您想象的那样安全。即使您的团队成员使用安全的登录凭据,您的Web服务器也可能会在后端被黑客攻击,从而损害您的敏感数据。

另一方面,托管的Intranet与公司网站是分开的。通过信誉良好的服务提供商,用于托管公司Intranet的服务器将以最严格的安全性锁定。如果您的网站未托管在您的Intranet上,黑客将不会知道在哪里寻找它。

2.可导航的在线自助门户

在线自助门户将使您的员工自给自足, 授权您的团队 自行寻找答案。通常,自助门户位于公司内部网上。

自助门户包含哪些信息?

自助门户可以包含有关公司政策和程序的无限知识,甚至可以包含文件链接。本质上,您的员工可能需要的任何类型的信息,包括对客户可能提出的问题的答案,都应存放在自助门户中。

员工可以使用自助门户立即查找客户,客户和其他团队成员提出的问题的答案。这种可访问性减少了联系经理或主管以找到答案所需的时间。

可以通过使用FAQ软件或雇用开发公司来创建仅适用于您的团队的专有应用程序来创建自助门户。无论哪种方式,它的工作方式都类似于带有主菜单,导航链接和搜索功能的网站。

使用在线自助门户的关键是使其易于使用,并随着流程的变化和公司的发展而不断更新和添加信息。

3.精心设计的培训计划

每个远程团队均受到精心设计的培训计划的支持。您在远程员工上的工作方式以及他们的培训方式将为他们的表现定下基调。

与按照自己的标准工作的团队成员相比,训练有素的团队成员之间的沟通和协作效率更高。重要的是要创建一个培训计划,让您的所有培训师都能一致地实施。

对于远程团队而言,特别重要的是要对您的团队进行长时间的培训,而不是给他们提供手册以供日间阅读和使用。培训手册是有目的的,但不能代替实际的培训。

您如何培训远程团队取决于您的行业。例如,如果您是一家营销公司,则您的培训计划应包括 提供建设性的反馈 在每次与客户的互动之后,提交工作之后,并在整个过程中至少完成一个完整的项目。这将为您的团队提供所需的反馈,以使其与公司标准保持一致。

4.统一的任务管理平台

像在多个应用程序中管理任务一样,没有什么可以打扰远程团队的。这可能是一个棘手的情况,因为您的所有远程员工都可能会偏爱他们喜欢用于管理任务的软件。为了保持良好的协作,您需要要求所有团队成员使用同一应用程序。

您可能拥有自己喜欢的任务管理应用程序,但请保持开放以使用团队推荐的其他平台。他们可能知道一个比您惯用的平台更好的平台。

5.交流培训

进行中的通信培训是使远程团队保持正常工作的最佳方法之一,并且应该是远程培训不可替代的一部分 您公司的沟通策略。每个人都在谈论良好的沟通,但是很少有人能够证明这种感觉。例如,交流不仅仅是与其他团队成员共享信息。沟通技巧包括了解如何以及何时传达信息,以及与他人进行富有成效的对话,尤其是在存在分歧时。

传统上,组织将员工派到周末进行交流培训计划,但是如今,在线上参加这些课程很容易。寻找一个专门从事团队协作教学交流的组织,并开始要求您的远程员工完成您选择的课程。

6.顶级计算机

在运行淘汰的浏览器版本的较旧计算机上,由于该计算机无法处理操作系统升级,因此在技术行业中很难使用。当然,您可以在eBay上找到几百美元的笔记本电脑,但这种方式对您的公司没有任何帮助。

如果您的远程员工依靠当前的技术来完成工作,请为他们购买合适的设备。您不需要每人花费5,000美元购买新的MacBook Pro,但是在购买机器之前,您需要考虑一个人的工作。

7.世界时钟应用

世界时钟应用程序的简单性不可低估。您的远程团队需要知道其他团队成员和客户所在的世界各地的时间。这将有助于他们按时完成任务。例如,如果印度某人为星期二设置了截止日期,那么美国的团队成员可以在星期二提交任务,而印度已经是星期三。

稍加周到的世界时钟将帮助跨不同时区的团队成员设置并顺利完成截止日期。

远程协作效率极高

尽管团队成员生活在世界的不同地方,但远程协作可以异常高效–比内部团队更有效率。

内部团队面临的最大问题是浪费时间。必须准备工作,通勤到办公室,然后整天坐在办公桌前,这很麻烦。远程团队的效率出乎意料地更高,因为自由帮助团队成员按照最适合自己的生活方式的时间表来调整工作。没有通勤,他们有更多的时间和精力致力于完成工作。

Frank Landman

弗兰克·兰德曼

弗兰克(Frank)是一位自由撰稿人,以各种社论的身份工作了10多年。他介绍了与业务相关的技术趋势。