由于全球大流行,大多数公司被迫过渡到远程工作和替代生产力策略。然而,至少在 COVID-19 出现之前的十年,一些国家已经在采用远程工作策略。例如,在 2020 年的重大转变之前,欧盟 15% 的劳动力通过远程工作进行操作。

尽管许多欧洲公司已经有一些远程工作导航的经验,但事实仍然是,欧洲和世界各地的大多数公司在组织有效的远程工作策略方面都面临着严重的困难。

日常运营的任何重大转变自然会带来一些意想不到的挑战,但这种情况更加复杂,因为 COVID-19 迫使这些变化突然发生,而无需事先准备。

许多国家开始回归“新常态”。

但是,远程工作将继续存在。这意味着企业应该花时间了解在有些仓促的远程工作实施过程中遇到的困难。

即使这些企业没有遇到重大挑战,检查行业中其他企业未来可能面临的挑战也会有所帮助。

好消息是,即使远程工作仍然是日常业务运营的一部分,公司现在有一些喘息的空间来评估他们可能仍然面临的困难。企业在远程工作组织方面面临的最常见挑战可以通过适当的行动计划来解决。

提供对信息资源的访问

在传统的“面对面”工作形式中,新员工在遇到问题或疑虑时可以快速寻找更有经验的同事、导师或上司。很容易看出远程工作环境如何使新员工的学习过程变得更加困难。

这里的问题是双重的。首先,虽然员工确实可能通过在线信使或工作聊天服务器不断沟通,但新员工在这种环境中可能会感到不舒服。向一屋子的同事提出问题,无论是虚拟的还是其他方式,通常感觉太吓人了,尤其是当新员工觉得这个问题“愚蠢”或“基本”时。

其次,新员工可能无法像在面对面的工作环境中那样接触管理层,因此他们更有可能缺乏方向感。这可能会导致他们的生产力受到影响。

幸运的是,任何企业都可以实施简单的策略来克服信息问题。

最简单和最 有效的方法 为新员工和老员工提供帮助就是提供易于访问且全面的信息资源。尝试在员工可以快速参考的在线资源中概述尽可能多的情况。

确保包括公司政策、企业文化规范和处理困难情况的具体指南。特别是对于新手来说,有解决常见错误和挑战的部分,包括解决这些情况的详细步骤。

例如,在 Postoplan,我的团队有一个专门用于此的公司维基百科页面。它使我们能够在新员工入职时创造更高效的体验。此外,他们拥有清晰而简单的资源来帮助他们应对员工经常面临的常见陷阱和挑战。

拥有 wiki 风格的页面还使您能够维护一致的策略并轻松更新或修改它们以适应当前的工作情况。

找到合适的项目管理工具。

可以毫不夸张地说,您的公司仅与您用来管理它的工具一样好。在远程工作的情况下,找到合适的 项目管理工具 对员工工作的成功和有效性至关重要。

花时间为您的行业寻找最好的项目管理工具是绝对重要的,即使这意味着在确定一个特定的之前要先测试一些。少量的短期压力或混乱是寻找一种可以简化和改进远程工作流程的长期解决方案的值得付出的代价。

无论您从事哪个行业,您的项目管理工具套件应具有的主要功能之一是多​​功能性。

请记住,对于某些员工而言,转向远程工作可能比其他员工压力更大,尤其是那些可能不精通技术的员工。

您希望尽量减少他们需要学习的新软件数量,并确保他们必须掌握的内容尽可能简单明了。例如,虽然在一天内管理多个员工沟通渠道对您来说可能没什么大不了,但这可能是员工生产力的一个相当大的障碍。

使用多种沟通渠道也是一种让重要信息在众所周知的洗牌中迷失的快捷方式。

方便

您应该寻找的第二个功能是方便。现在不是尝试未经测试的通信平台的时候。如果可能,请进行民意调查或调查,并请您的员工帮助您确定主要的文本通信渠道。

流行且简单的选择包括 Telegram、Slack 和 WhatsApp 等平台。一些公司也成功地使用了 Discord 服务器。

使用这些项目管理软件管理成功的远程工作以获得最佳结果

最受欢迎的项目管理软件选项是 Trello 和 Jira。 Trello 是用于团队任务的经典看板,大约 20% 的公司使用这种方法。

Trello 也是一个很好的测试选择,因为它免费且广为人知。 Jira 是一个更具体的工具。它的主要用途是运行和管理软件开发过程。 Jira 可以明确设置需要完成的任务。它还允许每个人查看和监控任务进度,并返回到任何给定的任务进行更新。

在某些情况下,远程工作人员会发现 Microsoft Teams 等工具最容易使用。 Microsoft Teams 本质上是一个多合一的工具,可以轻松组合聊天、视频通话、电子邮件和共享任务列表,以实现更好、更简化的协作和通信。

此类工具的另一个绝佳选择是 TeamViewer。这个简单的扩展允许用户远程访问同事的桌面,以实现更直接的屏幕共享。

最后,不要打折流行的信使平台。

实施正确的信使计划组合是改善部门间沟通的理想方式。此外,一个好的信使程序还可以帮助创建更好的整体业务流程。

反过来,从长远来看,这可以带来更好、更有用的项目管理流程。即使您的公司恢复到面对面的工作形式,这些工具也可以融入这种“新常态”的工作方式中。

建立适当的沟通系统

雇主在远程工作中面临的最大挑战之一是成功管理进度监督和生产力。在更传统的办公环境中,管理层对特定任务和项目进行巡视并与员工核对是一件简单的事情。

无论好坏,这都为员工提供了一定程度的问责压力,并为管理层提供了更大的安全感和对生产力的控制。

通过远程工作,管理层不再能够确定员工在任何特定时刻都在工作。

这个问题的解决方案不是要求频繁的进度报告和状态更新,也不是实施桌面跟踪和实时屏幕监控等极端措施。这些方法会造成过度的紧张和怨恨,最终会降低团队的整体士气和生产力。

然而,当 36% 的受访员工表示,当他们不知道同事目前在做什么时,他们发现提高工作效率更具挑战性时,问题就很明显需要解决。

最终,管理层必须明白,远程工作与办公室工作日本质上是不同的。

因为您的员工在家,所以他们的时间和注意力可能有其他要求。对于必须与孩子、配偶和宠物打交道的人来说尤其如此,因为假期或大流行限制等原因,他们也可能在家。

这并不是说您的员工不能仍然有生产力。相反,管理层必须考虑这样一个事实,即员工可能会调整他们的工作时间以适应他们的新工作情况。对于一些远程工作的员工来说,工作与生活的平衡更具挑战性。

管理层应该为成功的远程工作场景提供一定的灵活性。

如上所述,实时屏幕跟踪器或在线活动监视器等过度监控是灾难的根源。这些措施极大地增加了焦虑和紧张,并且对生产力产生积极影响的作用很小。

ExpressVPN 最近的一项民意调查发现,超过 50% 的受访者表示,由于这些过度的监控和控制方法,他们准备辞职。

在很多情况下,为项目设定目标、截止日期和一些里程碑,然后让员工围绕实现这些目标来安排他们的工作时间表,对公司来说更有益。

毕竟,把项目做好通常比员工实现目标的精确步骤更重要。 Netflix 就是一个很好的例子 这个的.他们通过工作结果而不是工作时间来衡量员工绩效。了解一些 员工工作最好 以不同的速度对成功的远程工作情况至关重要。

关键是平衡灵活性和结构,让双方都感到舒适。

为此,管理层应努力保持定期沟通并保持对正在进行的工作的清晰了解。员工可能不想因为侵入性监控而感到闷闷不乐,但他们也不想完全孤立无援。

当员工有明确的期望值和专门的签到时间以便与上级沟通时,远程工作的效率最高。

您遵循的确切时间表将取决于您所在的行业,但在大多数情况下,在工作周结束时至少进行一次回顾会议是有益的。这使您能够单独或作为一个团队检查每个团队成员,以确保每个人都在取得进展并且没有需要解决的问题。

许多公司还发现使用上述通信服务(例如 Trello 和 Jira)的进度跟踪功能很有好处。这是员工制作进度报告和管理人员密切关注项目进度的一种省力方式。

您还应该努力在非工作基础上与您的员工建立联系。远程工作对每个人的影响都不同,它可以极大地帮助您简单地让您的员工知道您关心他们作为人而不仅仅是机器中的齿轮。

把这一切捆绑在一起

贯穿这些技巧的一个共同点是良好的沟通。提供优秀的资源、实施正确的团队工具、平衡灵活性与结构,共同创造一个稳定和积极的框架,您的员工可以在其中运作。

远程工作无疑与面对面的办公环境大不相同,但它不必更具挑战性或压力。

图片来源:Cottonbro;像素;谢谢!

亚历克斯·博津

亚历克斯·博津

创始人兼首席执行官

具有 15 年营销经验的连续创业者。 Alex 在从头开始在线项目并使其成为市场领导者方面拥有成功的经验。 2020 年,他创立了 Postoplan,这是一个人工智能驱动的社交网络营销自动化系统,有助于在社交媒体和信使中创建、发布和推广内容。